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Règlement intérieur du 'Fil d'Ariane' Article 1 - Préambule Le présent Règlement Intérieur complète et précise les Statuts de l'Association Le Fil d’Ariane, l’Entraide Généalogique Sur Internet sise au 6, rue du Luberon 91940 Les ULIS (*), et dont l'objet est l’entraide généalogique sur Internet sous toutes ses formes, pour tout ce qui concerne le fonctionnement courant de l'Association Le Fil d’Ariane, l’Entraide Généalogique Sur Internet. Il est rédigé en complément des Statuts pour tous les points mentionnés dans les articles et en fonction des exigences de gestion d'où son caractère évolutif. Il recense tous les principes de gestion décidés par le Conseil d’Administration. Le Règlement Intérieur a effet à l'égard de tous les Bénévoles, que ces derniers en aient eu connaissance ou non, qu’ils soient Adhérents ou non. L'adhésion aux Statuts, ou leur acceptation, vaut présomption d'adhésion au Règlement Intérieur, ou acceptation. Le présent Règlement Intérieur a été élaboré et modifié exclusivement par le Conseil d’Administration et adopté par L’Assemblée Générale Ordinaire. Le vote s'est déroulé à mains levées. (*) Par vote du 03/05/2008, le conseil d'administration a fixé le nouveau siège social au : 4 grand'rue Mario Roustan - 34200 Sète. Article 2 – Acceptation du présent Règlement Tout membre de l’Association s’engage à respecter le présent Règlement. En cas de manquement, les dispositions de l’article 8 des Statuts pourront être appliquées. Article 3 – Le Conseil d’Administration Ses pouvoirs C'est le Conseil d'Administration (organe collégial de direction) qui est chargé d'appliquer les orientations approuvées par l'Assemblée des Membres et de veiller au bon fonctionnement de l'Association. Il a les pouvoirs les plus étendus pour la gestion de celle-ci sur l'exercice en cours, en particulier : Il définit les orientations de l’Association qu’il soumet pour approbation à l’Assemblée Générale Ordinaire, Il élit les Membres du Bureau, Il décide des moyens d'action de l'Association conformément à l'article 12 des Statuts, Il fixe le montant de la cotisation annuelle et l’échéance de son paiement, Il modifie les Statuts sous réserve de ratification par la prochaine Assemblée Générale Ordinaire, Il crée et modifie le Règlement Intérieur, De même, tout ce qui engage l'Association au-delà des orientations approuvées par la dernière Assemblée doit être débattu au sein du Conseil d'Administration pour arrêter la position de l'Association. Article 4 – Le Bureau Ses pouvoirs C'est l'exécutif de l'Association élu par le Conseil d'Administration, il est chargé des actes de gestion attribués à ses Membres. En plus des postes de Président, Vice-président, Secrétaire, Secrétaire Adjoint, Trésorier, Trésorier Adjoint, il est créé un poste de Webmaster. Rôle du Président Il est chargé de représenter l’Association tant vis-à-vis de ses Membres qu’à l’extérieur, Il possède les pouvoirs les plus grands pour agir en toutes circonstances au nom et pour le compte de l’Association, Il présente son rapport moral à l’Assemblée Générale, Il est libre de déléguer ses pouvoirs à un membre de l’Association, Il possède un vote prépondérant en cas d’égalité parfaite, Il veille au bon déroulement des débats Rôle du Secrétaire Il est chargé de convoquer les réunions de tous les organes de l’Association, Il est chargé de veiller à obtenir la meilleure représentativité des Membres, Il est chargé de veiller au respect des procédures, Il est chargé de rédiger les procès-verbaux et de les retranscrire sur les registres prévus à cet effet, Il rend compte des actions du Bureau au Conseil d’Administration, Il reçoit l'aide des différents Membres du Bureau pour cela. Rôle du Trésorier Il veille au respect des règles comptables, Il est responsable de la bonne gestion financière de l’Association, Il s’assure de la régularité des comptes, Il fournit au commissaire aux comptes toutes les données nécessaires au contrôle des comptes annuels, Il présente annuellement devant l’Assemblée Générale un rapport financier et en reçoit quitus. Rôle du Webmaster Il veille à la bonne marche du site, Il crée, améliore les programmes ou les corrige, Il met en ligne les évolutions décidées par le Bureau ou par le Conseil d’Administration. Article 5 – Les dépenses Une prévision de la trésorerie est établie au terme de l’échéance de paiement des cotisations de façon à ce que le Bureau et le Conseil d’Administration puissent gérer en toute conscience. Les dépenses sont engagées après accord du Président ou du Secrétaire et du Trésorier. Le remboursement des frais assumés par des Membres de l’Association est effectué dans le meilleur délai sur présentation de facture ou de tout autre justificatif daté, portant mention explicitement de la nature de la dépense. Article 6 – Les Membres On distingue 2 catégories : Les Membres Adhérents. Les Membres Bénévoles non Adhérents. Les Membres Adhérents : Les Membres Adhérents sont des personnes physiques ou morales. Ils adhèrent de fait au présent Règlement et sont à jour de leur cotisation. Membres Actifs : Les Membres Actifs sont chargés de l’organisation de l’activité qui leur a été confiée. Ils travaillent en accord avec le Président pour ce qui est relatif aux orientations, avec le Secrétaire pour les réunions, avec le Trésorier pour l’engagement des dépenses. Ils rendent compte de leurs activités au Conseil d’Administration et contribuent à la définition des orientations. Ils utilisent tous les moyens de communication de l’Association pour divulguer les résultats de leur travaux. Ils sont Membres de l’Assemblée Générale avec voix délibérative. Le montant de la cotisation est revu chaque année lors de l’Assemblée Générale. L’adhésion est valable du 01 janvier au 31 décembre. Les Adhérents ayant payé leur cotisation après le 01 novembre seront Adhérents pour l’année en cours et l’année suivante. Ils signent lors de leur inscription un texte, signifiant ainsi la gratuité de leur engagement afin de dégager la responsabilité de l'Association en cas de litige. Membres Bienfaiteurs : Sont Membres Bienfaiteurs, les personnes qui souhaitent soutenir financièrement l'Association. Ils versent une cotisation de soutien pour aider l'Association à poursuivre le caractère désintéressé de ses activités, cotisation qui ne pourra être inférieure au double de la cotisation de base avec un minimum de 30 euros. Un Membre Bienfaiteur peut aussi être Membre Actif. Ils sont Membres de l’Assemblée Générale avec voix délibérative. Membres Fondateurs : Sont Membres Fondateurs, les Membres ayant participé à la fondation de l'Association. Cette qualité se perd à vie pour non paiement de la cotisation telle que prévue à l'article 7 de nos statuts. Ils sont Membres de l’Assemblée Générale avec voix délibérative. Membres d’Honneur : Sont Membres d'Honneur, les personnes désignées par l'Assemblée Générale sur proposition du Conseil d'Administration. Ils sont choisis parmi les personnalités qui rendent ou ont rendu de signalés services à l'Association. Ainsi que les membres fondateurs qui ne sont plus à jour de leur cotisation à la date anniversaire de la création de l'association, soit le 22 février. Ils sont Membres de l’Assemblée Générale sans voix délibérative. Les Membres Bénévoles non Adhérents : Les Membres Bénévoles non Adhérents sont des personnes physiques qui oeuvrent bénévolement pour la bonne marche de l’Association. Ils sont Coordinateurs d’un département et / ou bénévoles effectuant des recherches aux Archives Départementales, Communales, Nationales ou dans les communes, ils aident pour la gestion informatique du site. Cette liste n’est pas exhaustive. Ils ne sont pas membres de l’Assemblée Générale mais peuvent y assister sans voix délibérative. Ils signent lors de leur inscription un texte, signifiant ainsi la gratuité de leur engagement afin de dégager la responsabilité de l'Association en cas de litige. Article 7 – Le rôle du Coordinateur La coordination d'un département, d'un pays ou d'un service d'archive comporte trois volets : La gestion des bénévoles : Les bénévoles s'inscrivent en remplissant le formulaire prévu à cet effet sur le site. Une fois qu'ils ont donné leur bon pour accord, le responsable des inscriptions envoie un mail au coordinateur départemental. Ce dernier doit donc : Faire savoir au responsable des inscriptions que le mail lui est bien parvenu, Prendre contact avec le futur bénévole. Le coordinateur est libre d'inscrire le bénévole dans la base de données quand il le souhaite. Soit immédiatement, soit après que le bénévole ait traité une ou plusieurs recherches. Sachant qu'en l'inscrivant dans la base de données le dit bénévole devient prioritaire grâce aux mot de passe et identifiant. A tout moment le coordinateur peut désinscrire un bénévole si celui ci devient inactif et abuse des demandes prioritaires. Il est nécessaire que le bénévole soit mis au courant de sa désinscription (ainsi que contact).   la gestion des demandes : L’ensemble des demandes est archivé sur le site, et le coordinateur peut y gérer l'état d'avancement de celles ci. Bien que facultatif, nous recommandons vivement ce mode de gestion. Une copie de ces demandes est conservée par des membres du bureau (Présidente – Vice-président et secrétaire). Si besoin est, les coordinateurs peuvent faire appel à l’un d’eux pour que les demandes lui soient réexpédiées. Les demandes passent par les formulaires spécifiques à chaque département, provinces, services d'archives. Il est demandé aux coordinateurs de contacter rapidement les demandeurs. Cela leur permet d'avoir une confirmation de la demande, de vérifier la validité de l'adresse mail et parfois d'obtenir des corrections. Il est bien de donner un délai même approximatif, cela permet au demandeur de patienter. Il est recommandé à chaque coordinateur de mettre dans son accusé de réception que nous essaierons de satisfaire son choix (photocopie etc...), mais que c'est au bénévole de décider. Les coordinateurs sont libres de transmettre les demandes reçues aux bénévoles par le canal de leur choix : Directement par mail, Par l'intermédiaire d'une liste de discussion privée, Par la page sur l'espace entraide grâce au procédé de notre informaticien, Ou tout autre manière à leur convenance. Les coordinateurs doivent impérativement tenir à jour un tableau de suivi. Les nouveaux coordinateurs en reçoivent un modèle. Ils peuvent l'adapter à leur convenance. Il est fortement suggéré de transmettre à notre Présidente, notre Vice-président ou notre Webmaster ce tableau de suivi une fois par mois.   Gestion de la page du site : Il est demandé aux coordinateurs de vérifier régulièrement que les informations et les liens sur la page abritant le formulaire soient valides. Si besoin est, ils peuvent demander à tout membre du bureau de porter des modifications, ou les faire eux même. En sus de ces trois points : Les coordinateurs sont obligatoirement inscrits sur la liste regroupant l'ensemble des coordinateurs. En cas d'interruption prolongée du service, tout gestionnaire doit signaler l'indisponibilité aux Membres du Bureau, afin que la gestion puisse être confiée à un remplaçant pendant la durée de la vacance. Tous les fichiers nécessaires au maintien des activités momentanément interrompues doivent être accessibles immédiatement. Lors du départ ou de l'arrêt de l'activité d'un Coordinateur, la poursuite de ses activités doit être rendue possible immédiatement. Tout Coordinateur s'engage donc à transmettre à son successeur, ou à tout autre membre du Bureau qui lui en fera la demande, les fichiers utiles au maintien des activités qu'il abandonne (suivi des demandes, listes des Bénévoles etc.). Il peut garder copie de son travail, sans pouvoir l'utiliser à des fins commerciales ni le déposer sur des sites d'Associations à activités similaires, en France ou à l'Étranger. Article 8 – Réunions et Assemblée Générale Réunions : Le Conseil d'Administration se réunit au moins trois fois par an.. Les réunions se font par moyens électroniques (listes de discussion ou IRC). Convocation d'une Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire L'Assemblée Générale Ordinaire se réunit 1 fois par an, par tout moyen physique ou virtuel. Le Secrétaire via le Bureau, convoque l’Assemblée Générale en fonction des échéances des actions à accomplir. La forme de la convocation est adaptée à la situation : convocation orale, lettre, télécopie, messagerie électronique. L’ordre du jour est annoncé et les documents de travail à étudier sont expédiés par la poste ou par Internet dans un délai suffisant. La convocation mentionne le lieu et la date de l’Assemblée Générale. Une feuille de présence sera établie. Les modalités de représentation des Adhérents absents sont stipulées dans l’article 14 des Statuts. Un Administrateur ne peut être absent et non représenté plus de deux fois consécutives, sauf en cas de force majeure. Il perd la qualité d’Administrateur à la troisième fois. Des pouvoirs sont envoyés en même temps que la convocation. Le Président décide des Membres qui vont, sous son contrôle, assurer l’animation et contrôler le bon fonctionnement de l’Assemblée Générale. Il désigne un Secrétaire de Séance. Les rapports et les comptes sont établis. Le mode de scrutin sera défini collégialement en début d’ Assemblée Générale, en fonction des décisions à prendre et pour favoriser la libre expression des différentes opinions. Sont élus Membres du Conseil d’Administration les candidats obtenant la majorité des suffrages exprimés. Procès-verbal Le Président et/ou le Secrétaire de séance rédige le procès verbal qui contient : L’identification de l’Association, Le nom de l’organe appelé à délibérer, La date et le lieu de réunion, Le mode de convocation, L’ordre du jour, Les personnes qui ont animées la réunion, Les résolutions prises, ... Des copies ou extraits peuvent être obtenues par les Membres qui en font la demande écrite au Président. La copie sera certifiée conforme. Les procès-verbaux sont établis sur des feuillets volants numérotés en continu, sans rature ni surcharge, et archivés, Une déclaration est faite sur papier libre par le Secrétaire et transmise à la préfecture dans les trois mois suivant le changement des Administrateurs, Sont mentionnés les noms et prénoms, date et lieux de naissance, nationalités, professions et domiciles des nouveaux dirigeants, Le procès-verbal de l’Assemblée Générale concernant ces changements, ou un extrait, sera joint à la déclaration. Aucune publication ne doit être faite au Journal Officiel, Ces changements sont reportés sur le registre spécial, ils s’imposent à tous les Membres de l’Association. Article 9 – Assemblée Générale Ses pouvoirs : Elle réunit l’ensemble des Membres, Elle choisit les grandes orientations suivies par l’Association. Elle contrôle le travail des Administrateurs. Elle est compétente pour : L’approbation du rapport moral présenté par le Président L’approbation des comptes présentés par le Trésorier L’approbation des orientations pour l’exercice suivant présentées par le Président Le renouvellement des Membres du Conseil d’Administration La ratification des dispositions statutaires. Approuvé par le Conseil d’Administration du Signatures et paraphes. Publié par le webmaster sur le site le 21 juillet 2007.

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